Lifeplus Europe Limited

Richtlinie zur Aufbewahrung von Daten

Wir sind Lifeplus Europe Limited. Lifeplus Europe ist ein Datenverantwortlicher und ein Datenverarbeiter. Unser Datenschutzbeauftragter ist Sam Arnold. Unser eingetragener Firmensitz ist Lifeplus House, Little End Road, Eaton Socon, St. Neots, Cambridgeshire, PE19 8JH, England. Sie erreichen uns per Anruf unter +44 1480 224610, Fax +44 1480 224611 oder E-Mail an info@lifeplus.com.

In dieser Richtlinie sind die Verpflichtungen von Lifeplus Europe gemäß der Datenschutz-Grundverordnung („DSVGO“, EU-Verordnung 2016/679) bezüglich der Aufbewahrung personenbezogener Daten dargelegt, die das Unternehmen erfasst, speichert und verarbeitet.

Die DSGVO definiert „personenbezogene Daten“ als jegliche Informationen im Zusammenhang mit einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person („Datensubjekt“ oder „betroffene Person“), die anhand eines Verweises auf eine Kennung wie einen Namen oder eine Kennnummer wie eine Lifeplus-PIN oder anhand einer physischen, physiologischen, genetischen oder anderen sozialen Identität dieser natürlichen Person identifiziert werden kann.

Die DSGVO befasst sich auch mit „besondere Kategorien“ personenbezogener Daten. Diese Daten umfassen Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Ansichten, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, genetische Daten, biometrische Daten (bei Verwendung zur Identifizierung), Gesundheitsdaten und Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung. Lifeplus erfasst besondere Kategorien personenbezogener Daten nur über Mitarbeiter des Unternehmens. Die diesbezüglichen Vorgehensweisen sind in der Lifeplus-Datenschutzerklärung für Arbeitnehmer, Mitarbeiter und Vertragsnehmer dargelegt.

Unter der DSGVO darf Lifeplus Europe personenbezogene Daten in einer Form, die eine Identifizierung der Datensubjekte zulässt, nicht länger speichern, als für die Zwecke erforderlich ist, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Eine Speicherung für längere Zeiträume kann beispielsweise dann zulässig sein, wenn die Daten für statistische Zwecke verarbeitet werden (sofern wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, die laut DSVGO zum Schutz dieser Daten erforderlich sind).

Datensubjekte haben bestimmte Rechte hinsichtlich ihrer durch uns erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten, wie in unserer Richtlinie zu Kundenrechten dargelegt. Diese Richtlinie kann unter www.lifeplus.com/web-page/privacy-rights. eingesehen werden. Zu diesen Rechten zählen das Recht auf die Löschung personenbezogener Daten und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten unter den folgenden Umständen:

1. Die personenbezogenen Daten werden nicht länger für den Zweck benötigt, für den sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden;
2. das Datensubjekt widerruft seine Zustimmung;
3. das Datensubjekt legt Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten ein und es besteht kein vorrangiges berechtigtes Interesse von Lifeplus;
4. die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig (d. h. unter Verletzung der DSGVO) verarbeitet; und
5. die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kindern im Zusammenhang mit Präventions- oder Beratungsdiensten gelten besondere Bestimmungen, die jedoch bei Lifeplus keine Anwendung finden.

Weitere Informationen zum Datenschutz und zur DSGVO-Konformität finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter www.lifeplus.com/web-page/privacy-notice. In der Datenschutzerklärung ist dargelegt, welche personenbezogenen Daten das Unternehmen speichert und aus welchen Gründen sie verarbeitet werden.

Das vorrangige Ziel der vorliegenden Richtlinie ist es, Grenzen für die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten abzustecken und zu gewährleisten, dass diese Grenzen sowie die weiterführenden Rechte des Datensubjekts auf Löschung eingehalten werden. Diese Richtlinie gilt für alle personenbezogenen Daten, die von Lifeplus Europe und von seinen Auftragsverarbeitern gespeichert werden.

Lifeplus Europe speichert personenbezogene Daten auf die folgenden Weisen und an den folgenden Orten:

• auf den Servern des Unternehmens in St. Neots, Cambridgeshire, GB und in Batesville, Arkansas, USA
• auf Servern von Drittparteien in Großbritannien und in den USA
• auf Computern, die sich ständig in den Räumlichkeiten des Unternehmens in St. Neots, Cambridgeshire und in Bedford, Bedfordshire, GB und in Batesville, Arkansas, USA befinden
• auf Laptops, Handys und anderen Mobilgeräten, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt
• auf Computern und Mobilgeräten im Besitz von Mitarbeitern, Vertretern und Subunternehmern, die im Einklang mit den internen Datensicherheitsrichtlinien des Unternehmens verwendet werdens
• in Unterlagen, die in St. Neots, Bedford und Batesville aufbewahrt werden.

Alle personenbezogenen Daten werden von Lifeplus Europe gemäß den Anforderungen der DSGVO und den darin festgelegten Rechten der Datensubjekte gespeichert, wie in der Richtlinie des Unternehmens zu Kundenrechten dargelegt. Diese Richtlinie kann unter www.lifeplus.com/web-page/privacy-rights eingesehen werden.

Lifeplus Europe hat Maßnahmen zum Schutz der Sicherheit personenbezogener Daten ergriffen, die für alle Arbeitnehmer verbindlich sind:

• Alle Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, sowie alle elektronischen Kopien auf physischen Medien müssen sicher aufbewahrt werden.
• Personenbezogene Daten sind stets mit der gebotenen Sorgfalt zu behandeln und dürfen nicht unbeaufsichtigt oder zugänglich gelassen werden.
• Computer, die zur Ansicht personenbezogener Daten verwendet werden, müssen immer gesperrt werden, bevor sie unbeaufsichtigt bleiben.
• Der Zugang zu personenbezogenen Daten (wie Kundeninformationen und Angaben zu Bankverbindungen) ist beschränkt, darf nur über zugelassene Geschäftsmethoden und -systeme erfolgen und darf nicht durch unbefugte Personen erfolgen. Die Verwendung von Privatgeräten der Mitarbeiter zur Übermittlung personenbezogener Daten ist verboten.
• Personenbezogene Daten (wie Kundeninformationen und Angaben zu Bankverbindungen) dürfen nur zu spezifischen und ausdrücklichen Verarbeitungszwecken erhoben werden und dürfen weder ausgedruckt noch in sonstiger Form gespeichert werden, nachdem der spezifische und ausdrückliche Verarbeitungszweck abgeschlossen ist.
• Vertragsnehmer und andere Parteien, die im Auftrag des Unternehmens personenbezogene Daten verarbeiten, müssen die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens und die DSGVO vollständig einhalten.

Alle Mitarbeiter und andere, im Auftrag des Unternehmens tätigen Parteien, erhalten Schulungen und werden umfassend von ihren individuellen Verantwortungen und von den Verantwortungen des Unternehmens im Rahmen der DSGVO in Kenntnis gesetzt.

Verschiedene Arten personenbezogener Daten, die für verschiedene Zwecke verwendet werden, werden bei Bedarf für verschiedene Zeiträume aufbewahrt. Bei der Festlegung und/oder Überprüfung der Aufbewahrungsfristen berücksichtigt Lifeplus Europe neben den Anforderungen der DSGVO auch die folgenden Aspekte:

• Zielsetzungen und Anforderungen des Unternehmens
• Art der jeweiligen personenbezogenen Daten
• Zweck(e), zu denen die jeweiligen Daten erfasst, aufbewahrt und verarbeitet werden
• rechtliche Grundlage des Unternehmens für die Erfassung, Aufbewahrung und Verarbeitung dieser Daten
• Kategorie oder Kategorien der Datensubjekte, auf die sich die Daten beziehen.

Ungeachtet der festgelegten Aufbewahrungsfristen können bestimmte persönliche Daten vor Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist gelöscht oder anderweitig entsorgt werden, wenn innerhalb des Unternehmens eine entsprechende Entscheidung getroffen wird (ob als Antwort auf eine Anfrage eines Datensubjekts oder anderweitig).

Die gesamte Datenaufbewahrung unterliegt der Implementierung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz der Rechte der Datensubjekte, wie in der DSGVO vorgesehen.

Lifeplus Europe Limited

Eingetragen in England, Firmenregisternummer 3231785